Inscripción y credentialing con Aetna: guía paso a paso

¿Cómo hago el credentialing con Aetna? La inscripción de proveedores en cuatro pasos

La página de Aetna para unirse a la red describe el camino:

1. Pida la participación. Los médicos, los profesionales que no son médicos y los profesionales de salud conductual usan el formulario “Medical and behavioral health” (médico y de salud conductual). Los dentistas, las instalaciones (hospitales, centros y proveedores auxiliares) y las farmacias tienen sus propias pestañas.
2. Aetna revisa su red. Evalúa si necesita más proveedores para atender a sus afiliados en su zona y decide si hace falta contrato, credentialing o ambos.
3. Credentialing. Una organización de verificación de credenciales certificada por el NCQA hace todo el credentialing y el recredentialing de Aetna con los datos de su perfil de CAQH ProView (CAQH y NPI); las preguntas frecuentes de Aetna añaden que esa organización tiene la acreditación de URAC.
4. Contrato y materiales de bienvenida. Cuando termina el credentialing, se finaliza el contrato y Aetna le envía los materiales de bienvenida.

Las preguntas frecuentes de la red de Aetna lo ordenan de otra manera: primero el credentialing, luego un aviso por escrito, y después su contacto de gestión de la red completa el contrato.

¿Qué piden la solicitud y los formularios de credentialing de Aetna?

La solicitud es el perfil de CAQH. Los formularios propios de Aetna son la solicitud en línea y, cuando ya participa, el Request Changes to Provider Data Submission Form (formulario para cambiar los datos del proveedor). Además están los criterios de participación, que se aplican a cada médico y al consultorio mientras dure el contrato:

Fuente: Aetna, Provider and facility participation criteria (5/26) y provider manual (junio de 2026), consultados el 20 de octubre de 2026.

Las enfermeras practicantes tienen criterios adicionales: licencia de enfermera registrada, por lo menos una maestría en enfermería, certificación de la junta y, si el estado lo exige, un acuerdo con un médico participante y certificado que dure todo el contrato (credentialing de NP y PA).

¿Cuánto tarda el credentialing de proveedores con Aetna?

Aetna no publica un plazo para los profesionales. Su único plazo de decisión es para las instalaciones: con la solicitud completa, Aetna decide dentro de 60 días. Todo lo demás que publica son fechas límite, y casi todas le tocan a usted:

Otros planes sí publican una cifra: la de Cigna es de 45 a 60 días (Cigna y Evernorth), y nuestra página general de credentialing pone lado a lado las cifras que publican los planes principales.

¿Cómo entran a la red de Aetna los proveedores de salud conductual?

Con la misma solicitud “Medical and behavioral health”: Aetna Behavioral Health es una unidad interna de Aetna, no una compañía aparte con su propia solicitud. Sus criterios añaden:

• Citas: las emergencias o urgencias se atienden de inmediato (o se refieren a una sala de emergencias, un centro de atención urgente o un centro de crisis); la atención sintomática que no es urgente, dentro de 7 días hábiles; la primera cita de rutina, dentro de 10 días hábiles; el seguimiento, dentro de 3 semanas si usted no receta y de 5 semanas si receta. Si el estado exige más, manda la regla estatal.
• Fuera de horario: buzón de voz o servicio de contestación en vivo 24/7, con un saludo que dirija a quien llama a la sala de emergencias más cercana, al 911 o al 988 en una crisis, o a un profesional de salud conductual con licencia disponible a toda hora.
• Grupos: cada proveedor tiene que cumplir los criterios y aceptar participar en todos los planes que cubre el contrato del grupo.
• Quienes recetan: derecho a recetar sin restricciones, hasta donde lo permita la ley estatal en su especialidad.
• Consultorios de ABA: criterios adicionales, entre ellos una hora de supervisión cara a cara de un BCBA o de un profesional de salud conductual con licencia por cada 10 horas que da un paraprofesional (credentialing de ABA).

Licencia por licencia, de Medicare a las demás redes de salud conductual: credentialing de salud mental y nuestra página para consultorios de terapia.

¿Cómo me inscribo en ERA y EFT con Aetna?

• EFT (depósito directo). El manual de Aetna lo manda de Aetna.com a Availity, donde se inscribe y hace cambios. Sin EFT, Aetna le puede pagar con tarjeta de crédito virtual: una explicación de pago con un número de tarjeta de 16 dígitos de un solo uso, por fax o por correo, que usted ingresa en su terminal de tarjetas. Aetna no cobra por eso, pero sí aplican sus comisiones normales de comerciante, y para dejar las tarjetas virtuales primero tiene que inscribirse en EFT y procesar los pagos con tarjeta que tenga pendientes.
• ERA (remesa electrónica). Necesita un software que pueda registrar la remesa y un servicio externo que reciba los archivos; un mismo número de identificación fiscal puede recibir ERA separadas para cada dirección de facturación y cada NPI. Con los dos, el archivo ERA y el EFT llevan el mismo número de rastreo, y sin ERA ese número le sirve para bajar la explicación de beneficios del portal de proveedores de Aetna.

¿Cómo mantengo al día mi credentialing con Aetna?

Recredentialing cada 3 años, salvo que las normas estatales o federales o los estándares de una organización acreditadora exijan otra cosa. Aetna trabaja con el mismo perfil de CAQH, que hay que reatestar cada 120 días (recredentialing).

Los datos del directorio, cada 90 días. El manual de Aetna dice que la ley los obliga a usted y a Aetna a confirmarlos por lo menos con esa frecuencia, y Aetna se los puede pedir en cualquier momento. Actualícelos en Availity, o con el formulario Request Changes si no puede usar Availity; un cambio que no se reporta trae medidas correctivas según su contrato. El texto federal detrás de esta regla, para los planes de salud grupales y las aseguradoras:

“…por lo menos una vez cada 90 días, dicho plan o dicha aseguradora (según corresponda) verifica y actualiza la información del directorio de proveedores…”

Medicare Advantage: cada trimestre y dentro de 7 días. Valide sus datos demográficos cada trimestre cuando Availity se lo pida, y reporte una mudanza o un teléfono o correo nuevo en Provider Data Maintenance de Availity dentro de los siete días, sin esperar al trimestre y sin llamar ni mandar fax a Aetna. Aetna puede tomar medidas contra el proveedor que se niegue, hasta terminar su participación en Medicare Advantage. Esos planes tenían 265,065 afiliados en Florida en octubre de 2026, el 8.7 % de los 3,058,968 afiliados de Medicare Advantage y PACE del estado, y 13,079 de ellos en Miami-Dade.

Qué puede hacer hoy

1. Compare a cada profesional con la tabla de arriba antes de que nadie presente nada, con los criterios de participación de Aetna a mano: certificación de la junta, privilegios de admisión o un acuerdo de cobertura, y un seguro de responsabilidad que cumpla la regla de su estado.
2. Reateste cada perfil de CAQH que esté cerca de su fecha límite, y designe ahí a Aetna como plan autorizado.
3. Presente una solicitud por profesional en la página para unirse a la red de Aetna, en “Medical and behavioral health”.
4. Esté pendiente del kit de CAQH que debe recibir un profesional nuevo en CAQH; si no llega en 10 días hábiles, llame a credentialing de Aetna al 1-800-353-1232.
5. Dele acceso a Availity a alguien del consultorio. La inscripción en EFT, la confirmación del directorio y las atestaciones de Medicare Advantage pasan todas por ahí.
6. Ponga las fechas que se repiten en un solo calendario: la confirmación del directorio cada 90 días, la reatestación de CAQH cada 120, el recredentialing cada 3 años y el aviso de 30 días antes de cambiar el seguro de responsabilidad.

El servicio de afiliación con aseguradoras de Advixor cubre la preparación, la presentación, el monitoreo y el seguimiento de cada solicitud de credentialing e inscripción.