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Una mujer de traje gris revisa un portapapeles con un nuevo empleado en una oficina

Reclutamiento y recursos humanos

Recursos humanos y capacitación del personal para consultorios médicos

Los servicios de recursos humanos en salud se rigen por plazos: la ley de Florida le da al empleador 3 días hábiles, desde el primer día pagado del empleado nuevo, para verificar que puede trabajar (s. 448.095(2)(a), F.S.), y luego vencen los de antecedentes, capacitación y reportes. Desarrollamos sus políticas para empleados, descripciones de puestos y formularios de recursos humanos, apoyamos la incorporación y coordinamos la capacitación; usted conserva la autoridad final sobre cada decisión laboral.

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La respuesta corta

¿Qué cubren los servicios de recursos humanos en salud?

Políticas, formularios y los plazos de cada contratación: el Formulario I-9 completo dentro de 3 días hábiles, el reporte de nuevas contrataciones dentro de 20 días, la licencia del clínico verificada antes del primer paciente y la revisión de exclusiones antes de contratar y luego cada mes. The Advixor Group desarrolla sus políticas para empleados, descripciones de puestos y formularios de recursos humanos, apoya la incorporación y coordina la capacitación; usted conserva la autoridad final sobre cada decisión laboral.

Fuentes8 CFR 274a.2s. 409.2576, F.S.s. 400.9935, F.S.Boletín de la OIG sobre exclusiones

Lista de incorporación

Lista de incorporación de personal de salud, de médicos a recepción

Qué filas le aplican depende de su número de empleados, su licencia y sus programas: la verificación nivel 2 sigue a una licencia de clínica de la AHCA, a la inscripción en Medicaid o a una licencia del DCF.

Paso A quién aplica Plazo Cuánto tiempo guardarlo
Formulario I-9, sección 1 Cada empleado nuevo Al momento de la contratación 3 años desde la contratación o 1 año desde que termina el empleo, lo que sea más tarde
Formulario I-9, sección 2 El empleador Dentro de 3 días hábiles desde la contratación Igual que la sección 1
Caso en E-Verify Empleadores privados con 25 empleados o más Dentro de 3 días hábiles después del primer día pagado 3 años
Reporte de nuevas contrataciones Empleados nuevos y recontratados; no empleados a quienes se les paga $600 o más al año Dentro de 20 días desde la contratación, o desde el primer pago o el contrato si no son empleados Sin plazo fijo
Verificación de licencia Cada clínico con licencia Antes del primer paciente Sin plazo fijo
Verificación nivel 2 Los puestos que cubren su licencia o su programa Completa antes del contacto directo con personas vulnerables; situación en el Clearinghouse dentro de 5 días hábiles Registro del Clearinghouse
Revisión de exclusiones (LEIE) Cada empleado y contratista Antes de contratar y luego cada mes (consejo de la OIG; cláusula del contrato para proveedores de Medicaid de Florida) Sin plazo fijo
Capacitación sobre patógenos de transmisión sanguínea Personal con exposición ocupacional Al asignarle las tareas, y luego dentro del año desde la anterior 3 años
Oferta de la vacuna contra la hepatitis B Personal con exposición ocupacional Dentro de 10 días laborables desde la asignación inicial La duración del empleo más 30 años
Capacitación de HIPAA Cada miembro del personal Dentro de un período razonable después de incorporarse 6 años
Cartel del salario mínimo Todo empleador sujeto al salario mínimo de Florida, pague lo que pague Visible en cada lugar de trabajo No aplica

Fuentes 8 CFR 274a.2; ss. 448.095, 409.2576, 400.9935, 435.06, 435.12 y 448.109, F.S.; 29 CFR 1910.1030; 45 CFR 164.530; HHS-OIG; acuerdo de proveedor de Medicaid de Florida, cláusula (5)(r); consultadas del 17 al 19 de octubre de 2026.

Papeles de contratación

Papeles de cada contratación: Formulario I-9, E-Verify y el reporte de nuevas contrataciones

a edición del 01/20/25, o una edición del 08/01/23 que indique vencimiento el 05/31/2027; la versión del 08/01/23 que venció el 07/31/2026 ya no es válida. Solo los empleadores de Puerto Rico pueden llenar el formulario en español; en Miami se puede usar solo como ayuda de traducción.
  • E-Verify. La regla de los 25 empleados rige desde el 1 de julio de 2023. Certifique que cumple en su primera declaración de impuestos de reempleo de cada año calendario. Si E-Verify no funciona durante 3 días hábiles, verifique con el Formulario I-9 y guarde una captura de pantalla de cada día o el aviso público de la falla.
  • Reporte de nuevas contrataciones. Se presenta ante el State Directory of New Hires en un W-4 o un formulario equivalente.

    • Si no usó E-Verify con un empleado nuevo, el Departamento de Comercio de Florida le da 30 días para corregirlo. Tres incumplimientos en cualquier período de 24 meses traen una multa de $1,000 por día hasta que se corrijan, y:

    “El incumplimiento constituye causa para la suspensión de todas las licencias emitidas por una agencia de licencias sujeta al capítulo 120 hasta que se corrija el incumplimiento.”

    s. 448.095(6)(b), Florida Statutes (2026), traducción nuestra del inglés
    Una instructora con uniforme médico azul marino enseña un procedimiento al personal nuevo

    Capacitación al contratar

    Capacitación de OSHA y HIPAA al contratar: lo que el manual no reemplaza

    Una política en el manual es un documento; estas reglas piden capacitación. La norma de OSHA sobre patógenos de transmisión sanguínea la exige sin costo para el empleado, en horas de trabajo, y otra vez cuando tareas o procedimientos nuevos cambian la exposición de alguien. La oferta de la vacuna contra la hepatitis B solo se puede omitir si la persona completó la serie, tiene inmunidad comprobada o no puede vacunarse por razones médicas. Cada registro de capacitación lleva las fechas, un resumen del contenido, el nombre y las credenciales de quien la dio, y el nombre y el puesto de cada asistente.

    HIPAA añade capacitación cuando un cambio importante en las políticas afecta el trabajo de alguien. Coordinamos ambos cursos con nuestro servicio de capacitación en cumplimiento; para las políticas de privacidad, vea cumplimiento HIPAA y la lista de cumplimiento HIPAA.

    Citaciones de OSHA

    Planes de acción correctiva de OSHA: certificar la corrección en 10 días

    Después de una citación, el empleador debe certificar ante OSHA, dentro de los 10 días calendario siguientes a la fecha fijada para la corrección, que cada infracción citada quedó corregida, con la fecha y el método de corrección y una declaración de que se informó a los empleados afectados.

    Las infracciones intencionales y repetidas, y cualquier infracción grave que la citación señale, también necesitan pruebas: registros de compra o reparación, fotos o video, u otros registros escritos. Si la citación da más de 90 días calendario para corregir, OSHA puede exigir un plan por cada infracción (salvo las no graves), dentro de los 25 días calendario siguientes a la orden final.

    Para las multas propuestas después del 15 de enero de 2025, sin ajuste en 2026:

    • $16,550Lo máximo por infracción grave o no grave.
    • $165,514Lo máximo por infracción intencional; lo mínimo es $11,823.
    • $16,550Lo máximo por día por no corregir.

    Fuentes 29 CFR 1903.15; OMB M-26-11.

    Los planes de acción correctiva después de una inspección son parte de nuestro trabajo de cumplimiento y de preparación para auditorías.

    Rotación y salario

    Cómo reducir la rotación de personal en consultorios médicos, empezando por el salario

    En todo el país, el sector de salud y asistencia social registró 5,639,000 renuncias en 2025, un 5.1 % menos que las 5,944,000 de 2024; su tasa de renuncias en agosto de 2026 fue del 2.0 %, frente al 1.9 % del total de empleos no agrícolas (cifras preliminares). El salario es el primer número que hay que revisar: el mínimo de Florida subió un 50 % en cinco años y se mantiene en $15.00 hasta el 31 de diciembre de 2027.

    En el área metropolitana de Miami, en mayo de 2025, la mediana de una secretaria médica fue de $21.66 la hora y la de un gerente de servicios médicos y de salud, de $61.91 ($128,770 al año). Lo demás va por escrito: las expectativas de desempeño en cada descripción de puesto, la lista de arriba y el manejo del desempeño y las medidas correctivas, bien documentados, sobre los que le damos orientación. Para los números que conviene seguir, vea indicadores clave en salud. El seguimiento del desempeño del personal, con expectativas claras, es parte de nuestro servicio de COO fraccional.

    Salario mínimo de Florida por hora, después de cada aumento del 30 de septiembre
    30 de septiembre de 2021$10.00
    30 de septiembre de 2022$11.00
    30 de septiembre de 2023$12.00
    30 de septiembre de 2024$13.00
    30 de septiembre de 2025$14.00
    30 de septiembre de 2026$15.00

    Fuente Constitución de Florida, art. X, s. 24(c), consultada el 19 de octubre de 2026. Desde el 1 de enero de 2028, la tasa sigue a la inflación.

    Qué incluye

    Qué incluyen nuestros servicios de recursos humanos en salud

    Capacitación en cumplimiento

    Capacitación del personal y educación continua, con los cursos de HIPAA y OSHA, coordinada según sus necesidades.

    Más información

    Reclutamiento y recursos humanos

    Reclutamiento, evaluación y preselección de candidatos para contratación directa.

    Más información

    Antecedentes de AHCA

    Cómo funcionan la verificación nivel 2 de la AHCA y el Clearinghouse, paso a paso.

    Más información

    Verificar una licencia en Florida

    Cómo verificar una licencia de Florida antes del primer paciente de un clínico.

    Más información

    Exclusiones de OIG

    Cómo hacer y documentar la revisión mensual de exclusiones de la OIG.

    Más información

    OSHA para consultorios

    Lo que OSHA espera de un consultorio médico.

    Más información

    Respuestas rápidas

    Recursos humanos en salud: preguntas sobre incorporación, contratistas y expedientes

    Qué cubre una consulta de recursos humanos, las reglas propias de los empleadores de salud, la incorporación de médicos y de clínicos por contrato, y cuánto tiempo guardar los expedientes. Pregúntenos por su propio personal en una consulta.

    Una gerente de oficina con chaqueta azul claro revisa una carpeta de documentos en su escritorio
    ¿Qué cubre una consulta de recursos humanos con ustedes?
    Revisamos sus políticas, descripciones de puestos, formularios de recursos humanos y expedientes del personal contra la lista de esta página, y luego le decimos qué falta y quién de su equipo se encarga de cada paso.
    ¿Qué reglas de recursos humanos son propias de los empleadores de salud?
    La verificación nivel 2 según su licencia o su inscripción en Medicaid, la verificación de licencias antes del primer paciente y la revisión de exclusiones de todo el personal. La lista de arriba trae cada plazo.
    ¿Qué le añade la incorporación de un médico a la lista?
    La licencia de la Board of Medicine o de la Board of Osteopathic Medicine y las órdenes de la junta en MQA, el registro de la DEA para recetar sustancias controladas y el credentialing con cada aseguradora a la que le factura.
    ¿Los clínicos por contrato también necesitan papeles de incorporación?
    Algunos. E-Verify cubre a los empleados, y la ley de Florida dice que un contratista independiente no lo es (s. 448.095(1)(b)); el reporte de nuevas contrataciones y la revisión de exclusiones sí incluyen a los contratistas (tabla de arriba). Si un clínico es contratista o empleado es una pregunta para su abogado.
    ¿CMS nos exige guardar los expedientes 10 años?
    En Medicare Advantage, cada plan debe hacer que los consultorios con los que contrata acepten que HHS audite sus registros hasta 10 años después de la fecha final del período del contrato o de que termine una auditoría, lo que sea más tarde (42 CFR 422.504(i)(2)(iv)); una ACO de Medicare debe hacer que sus participantes acepten guardar los registros por 10 años (42 CFR 425.314(b)(2)). Los proveedores de Medicaid de Florida guardan los registros al menos 5 años desde la fecha del servicio, 6 si solo facturan crossover de Medicare (regla 59G-1.054(4)(b)). Lo que exigen sus propios contratos es una pregunta para su abogado.

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